Videochiamata facile da dire. In effetti la domanda è meno ovvia di quanto si possa pensare.
E no, non si tratta solo di microfoni, cuffie, webcam. Dallo sfondo all’invito, dalla cornice al discorso, il discorso è molto più ampio. Insomma, online sì, ma con stile. Così dice Carlo Alberto Tencini, direttore marketing e comunicazione di Sharp Italia, che ha costituito il posto vacante per la videoconferenza perfetta. D’altronde oggi comunichiamo online con il gruppo di lavoro, identifichiamo progetti, restiamo in contatto con clienti, fornitori e partner. Ogni giorno entriamo in contatto con una “nuova norma” degli incontri di lavoro, che sicuramente introdurrà regole di comportamento quanto più generali possibili. Una sorta di galateo per rendere le videochiamate comprensibili, efficaci e quindi efficaci.
1: nomina un moderatore
La videoconferenza funziona come una riunione normale: senza un moderatore c’è il rischio che la riunione non venga gestita correttamente. Tanto più che in assenza di presenza fisica questo elemento dovrebbe essere una priorità. Pertanto, prima della videoconferenza, è opportuno concordare chi guiderà la sessione di lavoro.
2: definire un obiettivo specifico
Tutte le riunioni dovrebbero avere uno scopo. Se si tratta solo di un incontro con i colleghi per una breve chat online, sarebbe meglio convocare l’incontro in modo appropriato, ad esempio, una “pausa caffè” piuttosto che un “incontro di lavoro”. Altrimenti rischi di passare qualcosa di sbagliato.
3: spegni il microfono
Siamo tutti abituati a sentire strani rumori di sottofondo provenienti dai partecipanti alla chiamata: radio, bambini, rumori di cantiere, lavastoviglie o il clic delle dita sulla tastiera. Per tenere una videoconferenza nel modo più fluido possibile quando non è necessario interferire, è meglio disattivare il microfono per ridurre al minimo le interferenze e le distrazioni.
4: non parlare con gli altri nello stesso momento
In una riunione tradizionale, è molto più facile per le persone parlare contemporaneamente, ma tutto ciò è molto fastidioso durante una videoconferenza. Idealmente, sarebbe meglio coordinare la sequenza degli interventi o ordinare un moderatore. Alcuni strumenti danno la possibilità ai partecipanti di alzare virtualmente la mano, il moderatore prende nota e può gestire gli interventi. Per gruppi numerosi, i partecipanti potrebbero trovare utile scrivere una domanda nella chat per ordinare un intervento.
5: tempo di intervento specifico
Ci sono persone a cui piace comunicare, ma a volte possono innervosirsi. Se il moderatore vuole ottenere il parere di ogni partecipante alla riunione, può fissare un limite di tempo per ogni intervento per garantire la parola a tutti i partecipanti.
Nelle riunioni online, c’è spesso un ritardo nel suono tra il microfono e il suono trasmesso, che può richiedere alcuni secondi in più. Quando fai una domanda, dai al gruppo abbastanza tempo per rispondere. È meglio non rispondere immediatamente dopo ogni frase, poiché potrebbero sorgere altre domande.
Vantaggio di piattaforme online come GoToMeeting, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Team Viewer, ecc. questo è quello che puoi vedere ai tuoi interlocutori. Chiedere ai partecipanti di attivare la videocamera durante la videoconferenza per aumentare la consapevolezza e la serietà dell’incontro. Ovviamente bisogna attivarlo in maniera “intelligente”: magari scatti simmetrici piuttosto che dal basso, sfondi adatti al contesto, o comunque neutri.
8: invita le persone giuste
Poiché non è necessario viaggiare e viaggiare in videoconferenza, c’è spesso la tendenza a inviare inviti a più persone del necessario. Prima di invitare i partecipanti, è meglio definire lo scopo della videoconferenza. Quante volte durante l’incontro virtuale ti sei chiesto: “Cosa ci faccio qui?”, Ma per favore, sei rimasto in contatto fino alla fine dell’incontro. Invita solo i partecipanti che dovrebbero davvero essere presenti, come se fosse un incontro personale.
9: usa più immagini e meno testo
Quando si esegue una presentazione, ricordare che molti partecipanti si connettono a un laptop e il loro schermo è piccolo. Evita le e-mail PPT con molto testo, lavora meglio con le immagini. Nelle videoconferenze puoi trasmettere emozioni, soprattutto attraverso discorsi e immagini, ed evitare presentazioni noiose.
10: l’abito fa un monaco
E ultimo ma non meno importante: segui le stesse precauzioni nel video come per un incontro personale. Ti presenti mai a colleghi e superiori in pigiama o con un turbante che copre i capelli appena lavati? Qui, segui la stessa avvertenza, anche se ti connetti da remoto. O almeno assicurati che se davvero non puoi rinunciare ai pantaloni del pigiama sopra una camicia bianca e una cravatta blu, almeno non è visibile.